Manajemen Aset : Definisi, Fungsi, Siklus dan Tujuan Manajemen Aset

A. DEFINISI MANAJEMEN ASET

Manajemen Aset terdiri dari dua kata yaitu kata Manajemen dan kata Aset. kedua kata tersebut masing - masing mempunyai arti yang berbeda. Disetiap Perusahaan pasti memiliki Manajemen Perusahaan dan Aset Perusahaan.

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atas upaya-upaya para anggota organisasi dan atas penggunaan semua sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi.

Organisasi pemerintah atau swasta pasti memiliki rencana dan tujuan, proses pencapaian tujuan dilakukan melalui pelaksanaan sejumlah fungsi, yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Proses inilah yang biasa disebut sebagai manajemen.

Aset bisa diartikan sebagai kekayaan atau harta. Berdasarkan ilmu Ekonomi Aset adalah segala sesuatu yang memiliki nilai ekonomi yang dapat dimiliki baik individu, perusahaan, maupun dimiliki pemerintah yang dapat dinilai secara finansial. Sedangkan menurut mu Akuntansi Aset adalah kekayaan yang mencakup kekayaan lancar, aset tetap, aset dibayar dimuka / ditangguhkan dan harta tak berwujud. 

Dari pengertian manajemen dan aset diatas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Aset adalah ilmu dan seni untuk memadukan pengelolaan kekayaan yang mencakup proses merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan, mengnventarisasi, melakukan legal audit, menilai, mengoperasikan, memelihara, membaharukan atau menghapuskan hingga menglihkan aset secara efektif dan efisien.(dalam Sugiama, 2013 : 15). 

B. FUNGSI MANAJEMEN ASET

Menurut A.Gima Sugiama (dalam Sugiama,2017) Manajemen Aset berfungsi untuk :

1. Merencanakan kebutuhan aset
2. Mengadakan aset
3. Menginventarisasi aset
4. Mengaudit dan melengkapi legal aset
5. Menilai aset
6. Mengoperasikan aset
7. Memelihara aset
8. Menghapuskan aset
9. Pengalihan dan Pemusnahan Aset

C. SIKLUS MANAJEMEN ASET

Menurut A.Gima Sugiama Manajemen Aset mempunyai siklus alur sebagai berikut :

Siklus Alur dalam manajemen aset ( Sugiama, 2013: 27 ) 

Gambar 1.1 

1. Perencanaan Kebutuhan Aset

Perencanaan kebutuhan aset merupakan rangkaian kegiatan untuk menentukan tujuan yang harus dicapai, memformulasikan strategi, menentukan dan memperhitungkan berbagai faktor yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, dan menerapkan semua langkah untuk memperoleh aset yang diperlukan.

Perencanaan kebutuhan aset tidak lain upaya untuk menentukan aset yang perlu disediakan, guna memenuhi kepentingan operasi agar berjalan efektif, efisien, dan aset bernilai tinggi selama umur aset bersangkutan, serta memilih cara terbaik untuk mencapainya.

PROSES UMUM PERENCANAAN KEBUTUHAN ASET ( SUGIAMA, 2013)

Gambar 1.2

Tujuan perencanaan kebutuhan aset untuk memperjelas arah dalam pengadaan aset, memastikan agar operasi aset dapat dilakukan sesuai kebutuhan, menyediakan aset yang berfungsi secara efektif dan efisien, dan memilih cara paling tepat untuk menyediakan aset tersebut.

2. Pengadaan aset

Pengadaan aset adalah serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset, baik yang dilaksanakan sendiri secara langsung oleh pihak internal, maupun dari pihak luar sebagai mitra atau penyedia/pemasok aset bersangkutan.(sugiama, 2013: 161)

Manajemen pengadaan aset adalah upaya merencanakan,melaksanakan, dan mengendalikan seluruh rangkaian kegiatandari awal hingga akhir untuk mendapatkan aset berupa barangatau jasa baik yang dipenuhi sendiri, maupun oleh pihak luarsebagai penyedia/pemasok secara epektif dan efisien.

Pada tahap pengadaan perlu perencanaan pengadaaan diantaranya mengidentifikasi kebutuhan spesifikasi atau kualitas dan kuantitas aset, merencanakan kebutuhan investasi, mengumpulkan informasi tentang pemasok, informasi harga, dan penyusunan anggaran biaya proses pengadaan tersebut. (suagiama, 2013: 162)

Procurement Principles :

• Accountability: dapat dipertanggung jawabkan terhadap seluruh kegiatanpengadaan. Akuntabilitas harus dicerminkan dalam jumlah angka satuan keuangan(misal jumlah rupiah) atas seluruh risiko, biaya dan pengeluaran untuk pengadaanbarang/jasa bersangkutan. Akuntabilitas adalah kemampuan memberi jawabankepada siapapun termasuk kepada publik untuk mempertanggungjawabkan semuapengeluaran dalam sebuah pengadaan. Pengadaan yang akuntabel adalah yangdilakukan dapat dipertanggungjawabkan pada pemerintah, publik/masyarakat, danpemeriksa (to be responsible for our actions and decisions);
• CompetitiveSupply: Pengadaan B/J publik harus dilaksanakan dengan memberikankesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untukmengikuti pengadaan;
• Consistency: semua penyedia B/J harus mampu mengimplementasikan semuaaturan dan kebijakan (konsisten) yang berlaku sejak awal hingga tuntasnya prosespenyediaan B/J tersebut;
• Effectiveness: Semua pengadaan B/J harus diarahkan untuk mencapai tujuanpemerintah, publik, dan lingkungan sosial ekonomi masyarakat setempat. SetiappengadaanB/J pemerintah harus sesuai dengan azas maksimal (pemanfaatan B/Jyang tepat guna);
• Efficiency: artinya seluruh proses pengadaan mampu menggunakan berbagaisumber daya yang serendah mungkin untuk mendapatkan B/J dalam kuantitas dankualitas yang diharapkan, dan diperoleh dengan waktu yang tersedia;
• Fair-dealing: sikap adil dan tidak diskriminatif, pemberian perlakuan yang sama,termasuk melindungi hak-hak semua calon penyedia B/J yang berminat mengikutiproses penawaran bagi pengadaan B/J;
• Integration: Semua pengadaan B/J harus memiliki keterkaitan dan berada dalamgaris wewenang, tanggung jawab serta kebijakan (in line) antara pemerintah, pihakpemasok maupun pihak lain yang terkait dalam pengadaan tersebut;
• Integrity: Integritas setiap pelaksana dan semua pihak terkait harus menjadi dasarpengadaan B/J sehingga terhindar dari KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme);
• Informeddecision-making: Setiap pengambilan keputusan dalam pengadaan B/Jharus didasari oleh data dan fakta yang akurat;
• Legality: Semua rangkaian kegiatan dalam pengadaan B/J harus dilandasi olehaturan yang berlaku;
• Responsiveness: Setiap pejabat dalam pengadaan B/J harus dapat menyerapaspirasi, harapan dan kebutuhan publik;
• Transparency: Setiap pengadaan barang/jasa harus dilakukan secara terbuka danselalu memberikan

Berdasarkan Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Ayat (1) Psl 1 : " Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa ".

Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Psl 6 juga menyebutkan bahwa : Pengadaan Barang/Jasa menerapkan prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. Pengadaan Barang/Jasa meliputi: Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya. Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan dengan cara: Swakelola dan/atau Penyedia.

3. Inventarisasi Aset

Tahapan ini merupakan rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas aset secara fisik maupun non fisik dan secara yuridis/legal, setiap aset diberikan kodefikasi dan didokumentasikan untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan.

4. Mengaudit dan melengkapi legal aset

Pada proses ini dilakukan pengauditan tentang status aset, sistem dan prosedur penguadaan, sistem dan prosedur pengalihan. Selain itu juga dilakukan pengidentifikasian adanya indikasi permasalahan legalitas, sekaligus pencarian solusi untuk masalah tersebut atau yang terkait dengan penguasaan dan pengalihan aset.

5. Menilai aset

Sebuah proses kerja untuk menentukan nilai aset yang dimiliki, sehingga dapat diketahui secara jelas nilai kekayaan yang dimiliki atau yang akan dialihkan maupun yang akan dihapuskan.

6. Mengoperasikan aset

Tahap ini aset yang dimiliki ddimanfigunakan dan dimanfaatkan dalam menjalankan tugas dan pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan.

7. Memelihara aset

Selain itu segala bentuk aset juga dijaga, dipelihara dan diperbaiki agar dapat dioperasikan dan berfungsi sesuai dengan harapan.

8. Menghapuskan aset

Setelah melakukan penilaian maka akan terlihat beberapa aset yang kira-kira tidak terlalu menguntungkan bagi perusahaan. Nah aset tersebut selanjutnya akan masuk tahap penghapusan.

9. Pengalihan Aset

Upaya memindahkan hak dan atau tanggung jawab, wewenang, kewajiban penggunaan, pemanfaatan dari sebuah unit kerja ke unit yang lainnya di lingkungan sendiri seperto penjualan, penyertaan modal, hibah dan lain-lain.

10.Pemusnahan Aset

Upaya untuk mengurangi aset dengan cara dimusnahkan atau dihancurkan karena sudah tidak bisa dimanfaatkan lagi.

D. TUJUAN MANAJEMEN ASET

Secara umum tujuan manajemen aset adalah untuk pengambilan keputusan yang tepat agar aset yang dikelola berfungsi secara efektif dan efisien.

Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektif dalam penglolaan aset berarti aset yang dikelola dapat mencapai tujuan yang diharapkan organisasi bersangkutan, misal mencapai kinerja tertinggi dalam pelayanan pelanggan.

Sedangkan efektivitas berarti derajat keberhasilan yang dapat dicapai berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan atau efektifitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tinggi-rendahnya target yang telah dicapai misal jumlah capaian, derajat kualitas, waktu dan lain-lain. 

efisien berarti menggunakan sumber daya serendah mungkin untuk mendapat hasil (output) yang tinggi, atau efisien itu rasio yang tinggi antara output dengan input (a high ratio of output to input). Umpama dalam pemahaman ekonomi, yang dimaksud dengan efisiensi ekonomi adalah ditunjukkan oleh tingkat penggunaan sumberdaya untuk mencapai produksi yang semaksimal mungkin baik untuk menghasilkan barang maupun jasa.

Dalam manajemen aset efisiensi yang senantiasa melekat dalam setiap tahap pengelolaan aset terutama upaya mencapai efisiensi yang tinggi dalam menggunakan waktu, tenaga dan biaya.